Softvér je len nástroj — a žiadny nástroj nefunguje bez dobrých procesov. Ak firma automatizuje neefektívny proces, výsledok bude iba „rýchlejší chaos“.

Pred digitalizáciou odporúčame upratať procesy, odstrániť chyby, prekážky, nedostatky, duplicity a až potom hľadať technológiu, ktorá proces podporí.

Jeden z najčastejších problémov je Nedostatočné zapojenie zamestnancov.
Technológie často zlyhajú nie kvôli technike, ale kvôli ľuďom. Ak zamestnanci nerozumejú, prečo sa digitalizuje, alebo nedostanú podporu, nový systém používajú len minimálne. S ľuďmi treba komunikovať predom, transparentne, zapojiť ich do procesu tvorby a výberu riešenia, poskytnúť kvalitné školenia a podporiť ich v prispôsobovaní sa zmenám.

Ďalším problémom býva aj priveľa nástrojov naraz, a to najmä keď sa vedenie snaží procesom digitalizácie prejsť čo najrýchlejšie – pretože čas sú peniaze. Firma tak často nakúpia rôzne nástroje, ktoré medzi sebou nekomunikujú, nefungujú spolu a niekedy pokrývajú aj tie isté potreby bez toho aby sa o tom vedelo. Výsledok sú zmätení zamestnanci, ktorí nevedia, aký systém používať, neznalosť nástrojov a chaos.

Riešenia by sa mali dať vždy integrovať a rozšíriť, začať by sa malo vždy s jedným kľúčovým nástrojom, na ktorý sa postupne pridávajú ďalšie. Dôležité je tiež pravidelne hodnotiť, či nástroje prinášajú hodnotu a dostávať a zohľadňovať feedback od zamestnancov.

Častým problémom je aj podcenenie kybernetickej bezpečnosti. Digitalizácia otvára dvere efektivite, no zároveň aj novým rizikám. Najmä malé firmy často ignorujú základy bezpečnosti, až kým sa niečo nestane.

Odporúčame používať viacfaktorové overovanie, pravidelne zálohovať a mať vytvorený plán obnovy (nie ten o rekonštrukcii budov). Školiť zamestnancov o bezpečnosti a využívať cloudové riešenia s vysokou úrovňou zabezpečenia. Vhodné je napríklad riadiť sa manažérskym systémom ISO 27001.

Digitalizácia nemusí byť zložitá, dôležité je ísť do nej s rozmyslom, systematicky, s jasnými cieľmi a so zapojením všetkých.