Podnikatelia majú obmedzený zdroj, ktorý sa nedá kúpiť ani nahradiť – čas. Strata niekoľkých hodín denne kvôli zbytočným aktivitám môže stáť firmu tisíce eur mesačne. Kde teda mizne najviac času?

Pozrieme sa na to v tomto príspevku

• 1. Nekonečné e-maily – priemerný manažér denne strávi 2,5 hodiny v e-mailovej schránke. (Priemerný zamestnanec trávi od 5 do 15,5 hodín týždenne spracovaním e-mailov v závislosti od roly a odvetvia, pri „vedomostných zamestnancoch“ e-maily zaberajú v priemere až 28 % pracovného času) Pomôcť im pri tom vie filtrovanie, automatizácia a jasné pravidlá komunikácie.
• 2. Zbytočné porady – všetci to poznáme, ide o presne tie porady, ktoré buď majú nejasnú agendu, je na nich priveľa účastníkov, s ktorými sa riešia problémy individuálne – len pred všetkými a mnohých pracovníkov tak porady oberajú o desiatky hodín týždenne. (Priemerný zamestnanec strávi až 11,3 hodín týždenne na poradách, z toho 35 % je nimi považovaných za zbytočné, až 80 % pracovníkov tvrdí, že by boli v práci produktívnejší, ak by mali menej porád) Riešením sú kratšie a cielené stretnutia s menším počtom ľudí.
• 3. Neoverení partneri - ak firma uzavrie spoluprácu s nespoľahlivým dodávateľom, následné riešenie problémov stojí násobne viac času. Prevencia = rýchle preverenie ešte pred podpisom. Nástroje typu Prever.to vedia poskytnúť potrebné informácie okamžite. Pre komplexnejšie preverenie je tu samozrejme aj Platforma SiMS.
• 4. Byrokracia – zapisovanie, prepisovanie dát, hľadanie dokumentov, ručné vypisovanie formulárov. Tu pomáha digitalizácia a automatizované nástroje.
• 5. Duplicitná práca – viacerí ľudia riešia to isté, lebo chýba jasná zodpovednosť. Pomáha jednoduchý systém riadenia úloh a jasná komunikácia.

Ak podnikateľ odstráni aspoň 2–3 z týchto "zlodejov času", môže získať späť hodiny denne. Čas, ktorý môže venovať rastu firmy namiesto neefektívnych činností.

Prečo rýchle rozhodnutie nemusí byť vždy dobré: rovnováha medzi efektivitou a kvalitou informácií

V podnikaní sa často hovorí: „Kto prvý príde, ten prvý berie.“ Rýchle rozhodnutia môžu priniesť úspech, no rovnako tak aj veľké straty. V čase, keď konkurencia tlačí na rýchlosť a zákazníci očakávajú okamžité reakcie, je dôležité nájsť balans medzi rýchlym konaním a rozhodovaním na základe kvalitných informácií.

Často sa vieme dostať do 2 situácií buď:

• uzavriete zmluvu rýchlo → ušetríte čas, ale riskujete, že partner nebude spoľahlivý
• dôkladne preveríte partnera → minimalizujete riziko, ale môžete prísť o príležitosť

Rizík rýchlych rozhodnutí môže byť viac:

• 1. Nedostatok dát – firma môže podpísať zmluvu bez preverenia partnera a následne sa ocitnúť v spore alebo prísť o peniaze
• 2. Impulzívne investície/nákupy – príliš rýchla reakcia na „horúci trend“ môže znamenať zlé alokovanie zdrojov
• 3. Krátky horizont uvažovania – sústredenie sa len na prítomnosť a okamžitý zisk namiesto dlhodobej stability.
• 4. Psychologické efekty – pod časovým tlakom máme tendenciu podliehať heuristikám, emóciám alebo efektu „FOMO“ (strach zo zmeškania „príležitosti“)

Riešením môže byť:

• 1. Smart monitoring a dáta – moderné nástroje typu Prever.to vedia poskytnúť potrebné informácie okamžite, čím sa pri uzatváraní nových partnerstiev eliminuje časť rizík.
• 2. Nastavené hranice – rozhodnite sa, pri akých sumách alebo obchodoch vždy trváte na preverení. Ak vám viac záleží na kvalite preverenia, je vhodnejšie využiť komplexnejšie nástroje typu Platforma SiMS
• 3. Efektívna príprava – ak máte dáta poruke, rozhodovanie nie je spomalenie, ale zrýchlenie.
• 4. Zavedené postupy – ak máte prístup k dátam, ale nemáte vyrobené procesy – odporúčame ich vytvoriť aby ste preverovanie nerobili pod časovým tlakom len „aby bolo“
• 5. Delegovanie – nie všetky rozhodnutia musia ísť cez vedenie. Dobre nastavené kompetencie zrýchľujú proces a zachovávajú kvalitu.

Rýchle rozhodnutia bez dát sú hazard. Rozhodnutia s dátami sú rýchle aj bezpečné – a práve tam sa skrýva konkurenčná výhoda.

Pravidlo 80/20: Ako získať 80 % výsledkov za 20 % času

Vilfredo Pareto bol taliansky ekonóm a sociológ, ktorý na prelome 19. a 20. storočia skúmal rozdelenie bohatstva v spoločnosti. Všimol si, že 80 % pôdy v Taliansku vlastnilo približne 20 % obyvateľstva. Tento jav sa opakoval aj v iných oblastiach – malá časť príčin často vedie k väčšine následkov. Na základe toho bol pomenovaný „Paretov princíp“.
Paretov princíp hovorí, že 80 % výsledkov pochádza z 20 % aktivít. Platí to vo všetkých oblastiach. Dnes sa používa nielen v ekonómii, ale aj v podnikaní, time managemente či produktivite.

V podnikaní sa vieme pozrieť na viacero oblastí, kde sa princíp aplikuje:

• Zákazníci: V praxi sa môžete stretnúť s tým, že 80 % tržieb pochádza od 20 % klientov a práve týmto klientom je potrebné venovať väčšiu pozornosť a starostlivosť.
• Produkty: 20 % produktov vo väčšine firiem tvorí 80 % obratu, veľa spoločností sa snaží rozširovať svoje portfólio, čím svoju pozornosť smeruje na iné produkty ako tých top 20 %, čím sa pripravuje o obrat.
• Čas: 20 % aktivít prináša najväčší posun, zvyšok sú často rutiny, ktoré by šli buď zautomatizovať alebo delegovať.
• Zamestnanci: 20 % zamestnancov robí 80 % výsledkov. Títo ľudia sú väčšinou proaktívni, prinášajú nápady, inovácie a ťahajú firmu dopredu. Naopak často 20 % zamestnancov spôsobuje 80 % problémov – či už ide o sťažnosti klientov, chybovosť alebo interné konflikty. Paradoxne, manažéri trávia najviac času práve s tými negatívnymi 20 % namiesto toho, aby podporovali tých 20 % najlepších, čím znižujú potenciál firmy.

Ako tieto informácie využiť?

Identifikujte svojich kľúčových 20 %, či už je to v oblasti zákazníkov, produktov, času alebo iných oblastiach a zamerajte sa na ich posilnenie. Eliminujte alebo delegujte zvyšných 80 %, ktoré prinášajú nízku alebo žiadnu hodnotu.

Efektivita nie je o tom, urobiť viac práce, ale o tom, sústrediť sa na to, čo má najväčší dopad.